15.01.19 Qualidade

Planos X Solução de problemas

  • O plano bem elaborado é a ponte da solução

Como dizia Aristóteles: “bem começado, é metade feito”. Atualmente todos reconhecem a importância de se investir tempo em um bom planejamento antes de realizar qualquer ação ou estratégia. A materialização deste processo se dá na formalização e registro de um plano de ação. Este por sua vez é o detalhamento ordenado de todas as ações necessárias para atingir um resultado desejado.

 

Apesar da relevância e simplicidade, muitas pessoas têm dificuldades em construir planos consistentes. É comum encontrarmos um conjunto de ações que não garantem o atingimento do resultado desejado, e/ou que não evitam a recorrência de um problema. Isto acontece devido à dificuldade de enxergar a relação de causa e efeito entre ações e os resultados esperados.

 

Uma das ferramentas que auxilia na construção de um plano de ação é o 5W2H, que é determinado por meio da resposta às perguntas chaves contido na matriz: What? - O que?, Why? - Por que?, How? - Como?, Who? - Quem?, Where? - Onde?, When? - Quando?, How Far? - Até quando?, How Much?  - Quanto custa?. Para fazer um plano de ação que sirva como a melhor referência do que será realizado, devemos nos atentar para alguns itens.

 

Inicialmente, é fundamental determinar qual é o resultado almejado como meta. Para isso, pode-se verificar como está a situação atual do indicador pertinente e estabelecer a situação futura desejada. Assim, é possível ter uma noção clara das ações que devem ser definidas. Estas devem ser poucas e prioritárias, como uma referencia devem ter entre 3 a 5 por plano.

 

Na descrição dos elementos da matriz 5W2H alguns itens são fundamentais:

 

- Quando estamos tratando de plano para a solução de um problema é fundamental ter ações para eliminar as causas. Elas devem ser estabelecidas de forma a garantir que não ocorrerá a reincidência. Neste sentido, ações de conscientização não são suficientes.

Por exemplo: As campanhas de conscientização contra o fumo apenas aumentam a consciência das pessoas quanto aos efeitos maléficos do tabaco, mas não garante que todos parem de fumar.

 

 

- Sempre se deve estabelecer uma ação de contenção de curto prazo para que os impactos causados pelo problema sejam eliminados ou minimizados.

Exemplo: Quando existe uma goteira (problema), costuma-se colocar um balde (ação de contenção) para evitar que a água se espalhe, antes de concertar o buraco gerador da goteira.

 

- Deve-se estabelecer a maneira de comprovar a execução das ações por meio de evidências. Isto tem que estar descrito no “como” em uma das etapas na matriz, e pode ser demonstrada por meio de atas, registros, gestão visual, dentre outros.

 

- Deve-se prever a padronização das ações que foram eficazes. Isto é consumada com a elaboração de métodos ou procedimentos que perenizem a aplicação das mesmas. Este item é essencial para garantir a melhoria e a não recorrência dos problemas.

 

- O plano deve prever ações de treinamento para que as pessoas envolvidas sejam capacitadas nos novos processos e padrões estabelecidos. O registro de treinamento (ex:. lista de presença ) deve ser incluído como uma evidencia.

 

- Deve-se descrever quando a eficácia das ações vai ser verificada. Isto pode ser feito por meio da mensuração do indicador de referência para o plano de ação, que também deve ter sido medido antes da sua elaboração.

 

Seguindo minimamente estes pontos acima, com certeza, já obterá resultados mais consistentes na solução de problemas. E na sua organização, quais itens são considerados nos planos de ação?

 

Autor: Equipe Gestão Inteligente





* Nome e e-mail são obrigatórios,
seu email não será divulgado..
 

19.02.17 Qualidade

Descubra por que todos deveriam usar um checklist!

Todos nós vivenciamos um cotidiano muito atribulado, com muitas atividades a serem realizadas e muita pressão: por ótimos resultados, alta produtividade, boa saúde física e mental e tantas outras cobranças.

Em meio a todo este turbilhão de atividades, cobranças, informações e desejos, geralmente encontramos dificuldade com a priorização das atividades e com tarefas que caem no esquecimento. O médico e escritor americano Atul Gawande, autor do livro The Checklist Manifesto: How to get things right (“O manifesto do checklist: Como fazer a coisa certa”, numa tradução literal), afirma que: “Uma checagem simples é a chave da prevenção para que um pequeno engano não se transforme num desastre de enormes proporções”.

Logo, uma boa saída para evitar estes transtornos e auxiliar na priorização, esta em um velho conhecido nosso: o checklist, ou aquela velha listinha, seja de tarefas para cumprir, metas a serem atingidas, contatos necessários naquele dia, compras, propósitos para o novo ano entre tantas outras coisas que necessitamos lembrar e realizar em nosso cotidiano.

O checklist auxilia as empresas, para a boa execução das tarefas e organização das atividades: no início da produção, checagem da qualidade, checagem de itens de manutenção, solicitação de documentos ou mesmo na preparação de reuniões, garantindo que todos os itens necessários estejam disponíveis quando necessários. Enfim em praticamente todas as áreas é possível aplicar esta lista de checagem simples e tão efetiva.

Mas também podemos e devemos utilizar esta ferramenta no nosso dia a dia, pois esta simples “rotina” de listar traz grandes benefícios, além de lembrarmos do que precisamos, é possível também priorizar as atividades mais importantes, e deixamos de ter a preocupação em “lembrar de tudo” e podemos focar no que realmente é necessário.

Neste sentido existe um método chamado GTD – Getting Things Done (“Fazendo as coisas”, numa tradução literal) cuja ideia principal é: de que uma pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Desta forma, a mente fica livre do trabalho de lembrar tudo o que necessita ser feito e pode se concentrar em realmente executar essas tarefas.

David Allen, autor deste método, escreveu em 2001 o livro: "Produtividade Pessoal - A arte da produtividade sem stress", que em 2005 foi relançado como título "A Arte de Fazer Acontecer - Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo" e afirma que este é um método empírico proposto para alívio da dita "memória RAM" do cérebro, onde lacunas por fazeres, responsabilidades e outros preocupantes ocupam o foco e a atenção do usuário, cujos atrasados pipocam insistentemente na memória, acarretando culpa e consequente mal estar do praticante.

O método GTD reafirma todos os benefícios da utilização das listas de checagem, que nos auxiliam a “liberar espaços” em nossa memória. Para usufruir de todos estes benefícios, e só começar a utilizar esta ferramenta, que quanto mais utilizamos, mais queremos utilizar, tornando-se algo natural. E você, já fez o seu checklist com as atividades de hoje?

 

Autor: Equipe Gestão Inteligente





* Nome e e-mail são obrigatórios,
seu email não será divulgado..
 

08.11.13 Qualidade

Tutorial Inteligente - Gráfico de Pareto

O que é Gráfico de Pareto?

O Gráfico de Pareto é uma ferramenta da qualidade derivado do Princípio de Pareto, o qual define: “Para muitos fenômenos, 80% das consequências advêm de 20% das causas” (Juran, 1950).

É composto por um gráfico de barras  que  ordena  as  frequências das ocorrências em ordem decrescente, e permite a localização de problemas vitais e a eliminação de futuras perdas.

 

Para quê usar Gráfico de Pareto?

- Estabelecer uma ordenação nas causas de perdas;
- Priorizar a ação que trará o melhor resultado;
- Tornar a tomada de decisão mais assertiva.

 

Criação: Layout dos dados

Para iniciar, iremos criar a tabela para inserção dos dados. Neste tutorial será utilizado um exemplo fictício, podendo ser adaptado as suas necessidades.

São quatro campos:

- Defeitos (ou causas, problemas, o que se pretende analisar com esta ferramenta).
- Frequência  (ou quantidade, total, qual seja a métrica do problema).
- Porcentagem.
- Porcentagem Acumulada.

Depois dos dados serem inseridos, deve-se selecionar a coluna da Frequência (inclusive a linha do cabeçalho) e classificá-la do Maior para o Menor, como mostrado na imagem.

Para o cálculo da porcentagem acumulada deve-se inserir a fórmula a seguir na célula C2: =B2/soma(B2:B18)

Não esqueça de fixar o intervalo: Pressione “F4” sobre B2 e B18 na barra de fórmulas.

Para a % Acumulada, a célula D2 deve ser igual à C2 (=C2), e a célula D3 deve somar a “% Acumulada” com a % do defeito (=D2+C3), e sucessivamente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Depois das fórmulas inseridas, deve-se clicar no canto direito inferior da célula e arrastar até a célula C18, ou até o final da sua tabela. O mesmo deve ser feito na célula D3. Isto fará com que a fórmula seja replicada para todas as células.

Depois de arrastar, deve-se clicar na flecha do ícone que irá aparecer, como mostrado na figura ao lado, e clicar em Preencher sem formatação.

 

Agora vamos formatar as porcentagens. Clique no botão em destaque %, e então nos botões ao lado para definir o número de casas decimais.

 

Criação do Gráfico

Selecione as colunas Defeitos, Frequência e % Acumulado e clique na aba Inserir, em seguida Colunas, como na imagem ao lado, e  então selecione Colunas Agrupadas.

 

 

 

Dica: Para selecionar intervalos separados, pressione “Ctrl”.

 

 

 

 

 

Clique no gráfico, selecione a aba Formatar, no canto esquerdo superior, clique na flecha indicada na imagem e selecione a Série % Acumulada. Verifique que as % serão selecionadas no gráfico.

Com a série de dados selecionada, clique na aba Design, Alterar Tipo de Gráfico, como na imagem e então selecione Linhas.

Novamente selecione Formatar, selecione a Série % Acumulada e então Formatar Seleção que está logo abaixo. Na janela que irá abrir, selecione Eixo Secundário.

E aqui está o seu gráfico de Pareto!

Autor: Equipe Gestão Inteligente

Elaine Madalena Cetnarski

Rafael Fayet

New layer...




* Nome e e-mail são obrigatórios,
seu email não será divulgado..
 

05.06.13 Qualidade

Atender o cliente interno para surpreender o cliente externo

O principal objetivo de uma empresa é atender as necessidades das pessoas envolvidas, sejam clientes externos, colaboradores, fornecedores, sociedade ou acionistas. O cliente externo se destaca neste público, pois o atendimento da sua expetativa é primordial para a competitividade do negócio, já que exerce grande impacto na sustentabilidade financeira.  Fato que justifica o crescente esforço das organizações para surpreendê-lo. 

 

Os processos representam um fator importante para a entrega de valor superior para o cliente final, pois, é por meio deles que a organização proporciona a entrega do produto ou serviço que tangibilizam a percepção de valor. Desta forma, conceber e executar os processos da melhor maneira possível é fator primordial para atender as expectativas dos clientes.

 

Para obter excelência em processos, a visão de processo precisa ser compartilhada por todos na organização. Isto porque, sabe-se que a maioria dos processos atravessa as fronteiras das áreas funcionais.  Apesar de uma empresa ser composta de departamentos (organização vertical) os processos funcionam horizontalmente e permeiam todas as áreas, caracterizando relações de cliente e fornecedor interno entre os departamentos. Para que as áreas consigam ter um bom desempenho, é necessário que o fornecedor interno entenda as necessidades do seu cliente e entregue a sua parte do processo de acordo com o esperado.

 

No entanto, ainda são poucas as organizações que possuem esta visão. É comum encontrar empresas com foco exclusivo na visão departamental, em que os colaboradores conhecem apenas a parte do processo inerente a sua área e não entendem o impacto da sua atividade no resultado final.  Além disso, frequentemente os departamentos cobram resultados inatingíveis dos seus fornecedores internos, pois não conhecem as suas dificuldades e peculiaridades. Esta visão restrita tem como consequência o não atendimento das necessidades dos clientes internos e por sua vez, o não atendimento das necessidades dos clientes externos.

 

Para ilustrar, pode-se abordar a rivalidade comum entre a área comercial e operacional. Frequentemente a área comercial tem um foco exclusivo em aumento de vendas e, entrega para a área operacional demandas difíceis de atender, com concentração de pedidos no final do mês, por exemplo.  

 

Isto ocorre porque a área de vendas não enxerga a área operacional como seu cliente e acredita que a sua responsabilidade termina com a efetivação das vendas. No entanto, se o produto vendido não for entregue ao cliente final, o resultado de toda a organização será comprometido e, futuramente, isto pode se reverter em dificuldades para a própria área comercial converter as vendas.

 

Para resolver esta questão, algumas organizações têm, além de metas de volume de vendas, metas de distribuição das vendas no período. O exemplo mostra como o conhecimento da necessidade do cliente interno proporciona a colaboração entre as áreas, para atender melhor o cliente final. 

 

E na sua organização, os requisitos dos clientes internos são conhecidos e existe colaboração entre as áreas? 

 

Autor: Equipe Gestão Inteligente

Gabriela Veiga

Rafael Fayet





* Nome e e-mail são obrigatórios,
seu email não será divulgado..
 

1 | 2